Trước đây, quý khách hàng phải đối mặt với nhiều khó khăn khi làm hóa đơn giấy, bao gồm việc lưu trữ và bảo quản chúng, đồng thời có nguy cơ mất mát hoặc hỏng hóc trong quá trình xử lý. Tuy nhiên, dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT (VNPT – Invoice) đã giải quyết mọi vấn đề này, giúp quá trình xuất hóa đơn nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn. Đây là dịch vụ cho phép tổ chức và doanh nghiệp phát hành, phân phối, xử lý và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống.
Hóa đơn điện tử VNPT đã được công nhận và lưu hành trên toàn quốc theo thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011. Mặc dù đã tồn tại từ lâu, vẫn còn nhiều người chưa hiểu rõ về hóa đơn điện tử VNPT Invoice là gì và không biết cách đăng ký và sử dụng nó. Bài viết này sẽ giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT, điều kiện và cách đăng ký sử dụng nó, cũng như cách thức sử dụng VNPT – Invoice.
Dịch vụ hóa đơn giản điện tử VNPT là gì?
Hóa đơn điện tử VNPT, hay còn gọi là VNPT Invoice, là một dịch vụ được phát triển bởi VNPT để đáp ứng nhu cầu ngày càng gia tăng về hóa đơn điện tử tại Việt Nam trong những năm gần đây. Từ năm 2013, VNPT đã tiên phong triển khai dịch vụ hóa đơn điện tử trên toàn quốc, nhằm giảm thiểu thời gian xử lý và thanh toán cho các công ty và doanh nghiệp, cũng như loại bỏ nhu cầu bảo quản các thủ tục hóa đơn giấy như trước đây.
Sự ra mắt của hóa đơn điện tử VNPT – Invoice chứng tỏ công nghệ hiện đại đã tối ưu hóa cuộc sống của chúng ta, giúp quản lý công việc trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn.
4 lợi ích chỉ có tại dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT Invoice:
Tiết kiệm đến 80% chi phí so với hóa đơn giấy:
- Công ty hoặc doanh nghiệp chỉ cần in hóa đơn khi có yêu cầu cụ thể từ khách hàng.
- Hóa đơn điện tử được gửi cho khách hàng thông qua các phương tiện như hộp thư điện tử (Email), tin nhắn, và các phương tiện khác.
- Việc lưu trữ hóa đơn trở nên tiện lợi hơn bao giờ hết, thông qua việc lưu trữ trực tuyến trên không gian mạng, đảm bảo tính nguyên vẹn theo thời gian và tiết kiệm thời gian.
Tối ưu công việc cho bộ phận kế toán của công ty/ doanh nghiệp:
- Dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT Invoice mang lại nhiều lợi ích:
- Thuận tiện hơn trong việc hạch toán, đối chiếu dữ liệu, kế toán và báo cáo thuế.
- Đảm bảo tính nguyên vẹn của hóa đơn, không xảy ra mất mát, hư hỏng hoặc thất lạc hóa đơn.
- Tối ưu hóa việc quản lý, thống kê, và tìm kiếm hóa đơn khi cần thiết.
- Hỗ trợ thuận tiện cho đơn vị kiểm tra thuế trong việc rà soát số liệu.
- Giao diện hóa đơn điện tử VNPT Invoice được thiết kế trực quan, thân thiện, và dễ sử dụng.
Tùy chỉnh linh động:
Dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT Invoice cung cấp tích hợp dễ dàng với tất cả các phần mềm được sử dụng bởi doanh nghiệp hoặc công ty. Điều này bao gồm các phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), và phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP), thông qua giao diện lập trình ứng dụng (API) trên web.
![Nhân Đức trong Gia đình] Sự Linh Động - Dòng Tên Việt Nam-Dòng Chúa Giêsu](https://dongten.net/wp-content/uploads/2018/09/portfolio2-642x335.jpg)
Hơn nữa, VNPT Invoice cho phép tạo bố cục hóa đơn theo ý muốn của doanh nghiệp hoặc công ty. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc đặc trưng cho doanh nghiệp, chèn logo thương hiệu và thực hiện nhiều điều chỉnh khác để đảm bảo hóa đơn phản ánh đúng với bản dạng và thương hiệu của bạn.
Đảm bảo 100% sự an toàn về dữ liệu:
Dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT cung cấp mã xác thực TCT (Trung tâm Chứng thực số) để đảm bảo tính chính xác và độ an toàn tối đa. Điều này nhằm mục đích ngăn chặn các trường hợp làm giả hóa đơn.
Chúng tôi cam kết bảo mật dữ liệu của khách hàng và cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu hóa đơn miễn phí với thời gian lưu trữ lên đến 10 năm. Chúng tôi sử dụng mã hóa dữ liệu thông qua giao thức HTTPS để đảm bảo an toàn cho toàn bộ thông tin của doanh nghiệp.
Hơn nữa, hệ thống của chúng tôi được tự động sao lưu, đảm bảo rằng dữ liệu kinh doanh của bạn sẽ không bao giờ bị mất. Bạn có thể tải dữ liệu bất cứ lúc nào và giữ một bản sao an toàn cho mình.
Hướng dẫn cách đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT Invoice:
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử của VNPT:
- Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có khả năng hoặc đang thực hiện các giao dịch điện tử trong việc khai thuế và liên quan đến cơ quan thuế tại Việt Nam.
- Doanh nghiệp đã tích hợp giao dịch điện tử trong các hoạt động ngân hàng của họ.
- Doanh nghiệp đã đăng ký một chữ ký điện tử hợp pháp và tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử VNPT nhanh chóng, đầy đủ và chi tiết nhất:
Để tiến hành đăng ký hóa đơn điện tử của VNPT, quý khách vui lòng đến cửa hàng hoặc trung tâm giao dịch Vinaphone gần nhất để nhận sự hỗ trợ trực tiếp từ các nhân viên giao dịch. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử tổng quan như sau:
BƯỚC | NỘI DUNG THỰC HIỆN | VNPT | KHÁCH HÀNG |
BƯỚC 1 | GỬI THÔNG TIN YÊU CẦU ĐĂNG KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VNPT | – Giao dịch viên có nhiệm vụ tư vấn đầy đủ các thông tin về dịch vụ HDDT cho khách hàn. – Bao gồm cả chi phí sử dụng dịch vụ và các yêu cầu thủ tục, cách đăng ký, cách sử dụng hóa đơn điện tử. – Giao dịch viên cung cấp mẫu đơn thông tin và hướng dẫn khách hàng hoàn tất các thông tin đăng ký sử dụng dịch vụ. | – Dựa vào sự hướng dẫn của giao dịch viên quý khách hàng cần phải cung cấp đầy đủ và chính xác một số thông tin cơ bản cần có như: Đơn vị bán hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Số tài khoản ngân hàng. |
BƯỚC 2 | TẠO TÀI KHOẢN VÀ SỬ DỤNG TÀI KHOẢN DEMO | – Khi tiếp nhận đầy đủ các thông tin khách hàng cung cấp trong tờ đăng ký. Giao dịch vụ sẽ tiến hành hỗ trợ khách hang tạo tài khoản DEMO để sử dụng. – Hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của VNPT bằng tài khoản Demo vừa tạo. – Tiếp nhận yêu cầu sửa bố cục hóa đơn theo yêu cầu từ KH (nếu có) | – Thao tác sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử VNPT bằng tài khoản Deomo được cung cấp (Vì đây là tài khoản Demo nhầm giúp KH làm quen với thao tác sử dụng nên các thông tin, hóa đơn vẫn chưa được gửi đến cơ quan Thuế) – Nếu bố cục hóa đơn không thuận tiện hoặc chưa đáp ứng theo yêu cầu của KH, có thể nhờ đến sự trợ giúp của giao dịch viên để tùy chỉnh lại bố cục trên tờ hóa đơn điện tử. |
BƯỚC 3 | CUNG CẤP TÀI KHOẢN THẬT VÀ XUẤT HÓA ĐƠN THANH TOÁN DỊCH VỤ | – Sau khi KH đã quen với mọi thao tác sử dụng hóa đơn điện tử của VNPT. Bố cục hóa đơn cũng được tùy chỉnh theo yêu cầu khách hàng thì nhân viên sẽ cung cấp tài khoản thật để KH sử dụng dịch vụ. – Giao dịch viên gửi hợp đồng và chi phí thanh toán để KH chi trả phí sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT. | – Nhận tài khoản thật. – Ký hợp đồng sử dụng dịch vụ. – Thanh toán chi phí sử dụng dịch vụ HDDT VNPT Invoice |
BƯỚC 4
| SỬ DỤNG DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VNPT INVOICE | – Nhân viên VNPT có nhiệm vụ hướng dẫn KH khởi tạo, gửi quyết định sử dụng HDDT đến cơ quan Thuế, thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo yêu cầu của nhà nước. – Hỗ trợ tất cả mọi yêu cầu của khách hàng trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ HDDT của VNPT. | Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT và có thể chủ động liên hệ đến tổng đài hỗ trợ số 18001260 khi có bất kỳ vấn đề hay khó khăn nào xảy ra. |
Hướng dẫn cách xem và tải hóa đơn điện tử của VNPT đơn giản nhất:
Đối với những khách hàng mới đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT Invoice, việc sử dụng và thao tác xem hoặc tải hóa đơn có thể gặp khó khăn ban đầu. Vì vậy, trong phần hướng dẫn cuối cùng dưới đây, 4GVinaphone.com sẽ chỉ rõ cách xem và tải hóa đơn một cách đơn giản chỉ qua vài bước:
Cách xem hóa đơn điện tử VNPT Invoice:
Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Đầu tiên, quý khách hàng cần truy cập vào hệ thống quản lý hóa đơn điện tử tại địa chỉ website phù hợp với khu vực hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
Hà Nội: http://www.hanoi.vnpt.vn
Hải Phòng: http://www.vnpthaiphong.com
Hồ Chí Minh: https://www.vnpttphcm.com.vn
Đà Nẵng: http://hoadon.vnptdanang.vn
Bước 2: Sau khi truy cập thành công, quý khách hàng cần đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản, mật khẩu và mã xác thực đã được sử dụng khi đăng ký hóa đơn điện tử. Trong trường hợp quý khách quên tài khoản, vui lòng liên hệ tổng đài Vinaphone hoặc cửa hàng giao dịch Vinaphone gần nhất để được hỗ trợ.
Bước 3: Tiếp theo, quý khách hàng có thể xem danh sách các hóa đơn. Tại đây, danh sách hóa đơn được sắp xếp theo từng dịch vụ hoặc từng tháng, và tất cả thông tin chi tiết của hóa đơn sẽ được hiển thị khi quý khách chọn một hóa đơn cụ thể.
Cách tải hóa đơn điện tử VNPT Invoice:
Có hai định dạng hóa đơn mà quý khách có thể tải về: .inv và .pdf. Để tải hóa đơn dưới định dạng .inv, quý khách vui lòng nhấp chuột vào dòng chữ “Tải file định dạng .inv”. Còn để tải hóa đơn dưới dạng .pdf, quý khách cũng chỉ cần nhấp vào dòng chữ “Tải file định dạng .pdf”.
- Tuy nhiên, quý khách cần lưu ý hai điểm quan trọng khi tải hóa đơn:
- Nếu quý khách tải hóa đơn dưới định dạng .inv, máy tính cần phải có phần mềm EinvoiceViewer để xem hóa đơn.
- Nếu quý khách tải hóa đơn dưới định dạng .pdf, máy tính cần phải có các phần mềm đọc PDF như Adobe Reader, Foxit Reader, và cùng các phần mềm tương tự.
Như vậy, đó là toàn bộ thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT, cách đăng ký và sử dụng dịch vụ VNPT Invoice. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp quý khách hiểu rõ hơn về dịch vụ tiện ích này và giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp khi cần cung cấp hóa đơn.
Tác giả : Phi Tâm
